Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, Presidencia de la Nación. Pasos para Registrarse.

Pasos a seguir para inscribir bases de datos ante este Registro Nacional:

Paso 1

Haga clic  en la opción "Formulario de Inscripción"

Paso 2

Si es la primera vez que ingresa al sistema deberá hacer clic en "Registrar un nuevo usuario". El nombre de usuario estará formado por letras y/o números (el sistema no admite espacios).

Tenga en cuenta que con un mismo usuario y contraseña puede completar distintos formularios de diferentes responsables.

Paso 3

Una vez generado el nombre de usuario tendrá acceso a la siguiente página (ver imagen). Deberá elegir en el menú la opción "Nuevo Formulario", luego "Inscripción" y posteriormente ingresar en el Formulario que corresponda de acuerdo a la base de datos que quiera registrar (Vea el final de este documento qué Formulario le corresponde - FA.01, FB.01, FD.01, FE.01, FF.01 ó FF.07 -).

Paso 4

Ya dentro del Formulario deberá completar los datos del Responsable y procesarlos - en el caso de personas jurídicas debe indicarse la razón social y no el nombre del representante legal- (recordar que el certificado será emitido a nombre de quien allí figure). Si bien no es un campo obligatorio es recomendable informar una dirección de correo electrónico para una más ágil comunicación.

Luego de esto, en el punto 1.b, deberá hacer clic en "abrir ventana". Esto abrirá el cuestionario de 13 preguntas que debe completar para registrar la base de datos.

Paso 5

Luego de contestar la última pregunta del cuestionario, deberá hacer clic en la opción PROCESAR. Así volverá a la página inicial donde había completado los datos del Responsable.

Paso 6

A continuación, si se posee más de una base de datos (las más comunes son las de clientes, proveedores y empleados que se recomienda informarlas por separado) deberá hacer clic nuevamente en el punto 1.b para informar sobre la segunda base de datos.

Sólo cuando haya terminado la carga de todas las bases de datos y para finalizar el procedimiento deberá hacer clic en "CONFIRMAR la carga del Formulario" en la parte inferior de la pantalla.

* Toda información que se haya vertido en el punto 1.a o 1.b, siempre y cuando haya sido "procesada", será guardada por el sistema. El usuario podrá ingresar en cualquier otro momento en "Formularios en Proceso" para acceder a dichos formularios pendientes de ser confirmados.

Paso 7

Una vez confirmada la carga se generará automáticamente un archivo en formato PDF para imprimir.

Recuerde que una vez "confirmada" la carga no podrá modificar lo informado. Le quedará como opción solicitar dar de baja el Formulario indicando tipo, número y responsable del Formulario vía correo electrónico escribiendo a datospersonales@jus.gov.ar y luego completar uno nuevo.

Paso 8

En dicha impresión  estará contenido, además del Formulario propiamente dicho, la Nota de Solicitud y los datos de la cuenta del Banco Nación al que deberá dirigirse únicamente si el Formulario tiene un costo de inscripción.

Paso 9

Deberá enviar el Formulario, la Nota de Solicitud con firma certificada por escribano o entidad bancaria y acreditación de personería ( por escribano, entidad bancaria o en su defecto acompañando copia simple del instrumento respectivo (poder o acta)  y copia del comprobante de pago si correspondiera a esta Dirección Nacional - Sarmiento 1118 5º piso, Buenos Aires.

Si concurre personalmente el horario es de 9:30 a 17:30 hs.-.

Aquellos que posean página web podrán adjuntar una Nota solicitando el envío de un isologotipo (Disposición DNPDP 6/05) aclarando la página en la cual se incorporará y la dirección de correo electrónico donde desean recibirlo. Este tiene por función acreditar el cumplimiento de la obligación de registro y oportunamente les será enviado por correo electrónico.

Paso 10

Posteriormente, de no haber observaciones al Formulario, se les enviará un correo electrónico que especificará la fecha a partir de la cual se podrá retirar el Certificado de Inscripción.
El firmante de la nota de solicitud podrá autorizar por nota simple a un tercero para su retiro.

¿Qué Formulario me corresponde?

Formulario FA.01: Deberá usarlo cuando la base es propia. Es el general. Salvo que se encuentre comprendido en alguno de los demás formularios, deberá completar éste.

Formulario FB.01: Deberá usarse para declarar el tratamiento de datos que realiza el responsable, siempre que sea sobre bases de terceros. Corresponde a la prestación de servicios informatizados de datos personales (art. 25, Ley 25.326).

Formulario FD.01: Deberá usarse solamente para los asociados a entidades con Código de Conducta homologado. (Esto vale únicamente para las bases de publicidad o marketing directo).

Formulario FE.01: Deberá usarse para las bases de datos de publicidad o marketing directo) que NO se encuentren adheridas a entidades con código de conducta homologado.

Formulario FF: Es aplicable a entidades sin fines de lucro.
El FF.01 es para aquellas entidades que obtengan ingresos a partir del tratamiento de datos.
El FF.07 es para las entidades sin fines de lucro que NO obtengan ingresos del tratamiento de datos.

Dudas más frecuentes para completar los formularios

1. b. Identificar el Banco de Datos que registra
Usted debe darle un nombre al Banco de Datos que registra. Ese nombre debe ilustrar de qué se trata esa base. De esa forma le servirá para, al momento de la renovación anual, actualizar más fácilmente los distintos Bancos de Datos que complete.
Se recomienda la utilización de los siguientes nombres: clientes / pacientes / empleados o recursos humanos / proveedores.

3. a. ¿Trata datos sensibles (Art. 2º de la Ley Nº 25.326)? *
Le recordamos que datos sensibles son aquellos que revelan origen racial y étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, filosóficas o morales, afiliación sindical e información referente a la salud o a la vida sexual.

En caso de hacer tratamiento de dichos datos deberá indicar la norma que lo autoriza. Por ejemplo aquellos que poseen datos sobre la afiliación sindical, si corresponde,  lo pueden justificar en la Ley Nº 23.551. La autorización para que el empleador posea datos de salud de sus empleados surge de la normativa laboral, etc.

Le recordamos que para los establecimientos sanitarios públicos o privados y los profesionales vinculados a las ciencias de la salud es el art. 8º de la Ley Nº 25.326 el que autoriza el tratamiento de dichos datos.

4. a.2. ¿Los datos deben ser facilitados por su titular de manera obligatoria? *
En este punto se entiende por obligatorio cuando existe una norma legal que así lo dispone. No es el supuesto en que las partes facilitan sus datos porque en caso contrario no puede llevarse adelante una relación contractual.

5. a. Cesión de datos:
Se entiende por cesión de datos toda comunicación de los mismos a un tercero. La misma abarca tanto la transferencia por medios electrónicos como la divulgación verbal o visual. No se incluyen las transferencias de datos al prestador de servicios de tratamiento por cuenta del responsable, punto 13 del presente y art. 25 de la Ley Nº 25.326.

7. Tiempo de conservación de los datos.
Según el inc. 7º del art. 4º de la Ley Nº 25326 los datos deben ser destruidos cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes a los fines para los cuales hubiesen sido recolectados. Por este motivo es erróneo consignar en dicho punto que los datos se conservan por tiempo indeterminado.

Si el tiempo de conservación no es determinado deberá explicar en la ventana del punto 7.b. el criterio de conservación que implementa, es decir, hasta cuándo son necesarios o pertinentes de acuerdo a la actividad que realizan.

8.c. Banco de Datos accedido en forma remota.
Se refiere al caso en que el Banco de Datos pueda ser accedido por personal propio o terceros en forma remota (a través de una red propia de equipos interconectados -Intranet-, o una red no propia -Internet-, o acceso vía módem).

9. Modo en que se relaciona la información registrada.
Se refiere a cuál es el dato principal que al ser ingresado al software de la base de datos nos lleva al resto de la información que se tiene sobre una persona física o jurídica. Generalmente suelen ser nombre y apellido, DNI, legajo, etc.

10. a. Adopta medidas de seguridad.
Las medidas de seguridad pueden ser físicas o lógicas. Por ser obligatorio adoptarlas (el art. 9 de la Ley establece: "El responsable o usuario del archivo de datos debe adoptar las medidas técnicas y organizativas que resulten necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales, de modo de evitar su adulteración, pérdida, consulta o tratamiento no autorizado, y que permitan detectar desviaciones, intencionales o no, de información, ya sea que los riesgos provengan de la acción humana o del medio técnico utilizado".

11. b. Indicar las condiciones que debe cumplir el titular del dato para acceder a sus datos.
Normalmente el titular del dato deberá dirigirse a ustedes por alguno de los medios que establecieron en el punto 11. a. Deberá posteriormente acreditar su identidad.

11. c. Derecho de confidencialidad, rectificación, actualización y supresión.
Indicar el procedimiento establecido para el ejercicio de los derechos de rectificación, actualización, supresión y confidencialidad.
El procedimiento correcto es recibir el pedido por la vía establecida en el punto 11.a y, habiendo cumplido el interesado con los requisitos del punto 11.b, en caso de corresponder, realizar la rectificación / actualización / supresión en el plazo que estable el art. 16 de la Ley Nº 25.326 (no más de 5 días hábiles).

13. Contratación de servicios de tratamiento de datos con terceros.
Debe contestarse en caso de contratarse, por ejemplo, una liquidación de sueldos por un tercero, el hosting de una página web, servicio de call center, etc.

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